Reisekosten einfach abrechnen mit Belegmeister

Geschäftsreisen können ein durchaus spannender Teil der Arbeit sein: Raus aus dem Büro, Neues sehen, direkter Kontakt mit Kunden und Partnern. Doch wieder im Büro angekommen erinnern sich viele, warum sie eigentlich nur ungern unterwegs sind: Die Abrechnung der Reisekosten ist so nervig, dass sie so lange aufgeschoben wird, bis es nicht mehr geht.

Belegmeister ändert das. Ein Foto des Belegs mit der Belegmeister App genügt, und die Software liest alle relevanten Daten aus und fasst sie zusammen. Damit ist die Abrechnung der Reisekosten schon fertig, wenn Sie wieder im Büro ankommen!

Die App im Überblick

Nach der Installation aus dem iTunes App Store oder aus Google Play registrieren wir uns zunächst mit unserer E-Mail-Adresse. Es handelt sich bei Belegmeister zwar um eine Business-App, aber die Registrierung ist auch mit einer privaten E-Mail-Adresse möglich. Auch wenn wir die angegebene E-Mail innerhalb der nächsten 14 Tage bestätigen müssen, können wir uns direkt einloggen und den ersten Beleg abfotografieren und hochladen. Dafür öffnen wir direkt in der App die Kamerafunktion. Damit die Erfassung der Belegdaten optimal funktioniert, sollte der Beleg großflächig, scharf und gut beleuchtet auf dem Foto abgebildet werden. Mit der Bestätigung im Kameramenü wird der Beleg auf den Server geladen und dort alle Daten erfasst.

Android_02_Upload

Nachdem der Upload uns mit einer kurzen Erfolgsnachricht bestätigt wurde, wechseln wir im Footermenü in die Belegübersicht. Der Beleg wird dort kurz als ‚Hochgeladen‘ angezeigt, wechselt danach direkt in den Status ‚In Bearbeitung‘, solange die Daten aus dem Beleg ausgelesen werden. Kurz danach wird uns der Beleg in grün als ‚Erfolgreich erkannt‘ angezeigt.

Android_03_ReceiptList

Der Menüpunkt Belege zeigt alle Belege, die wir mit der App hochgeladen haben, mit kleinen Vorschaubildern, anhand derer wir einen gesuchten Beleg in der Liste gut wiederfinden können. Die Belege lassen sich auch zum Vollbild vergößern. Neben dem Beleg sind der Belegstatus (Hochgeladen, In Bearbeitung, Erfolgreich erkannt, Nicht erkannt), der Bruttobetrag des Belegs und das Ausstellungsdatum angegeben. Der Pfeil am rechten Bildrand führt zu den Belegdetails.

Erfolgreich erkannt: Alle Reisekosten auf einen Blick

Unter Belegpositionen werden die aus den Belegen ausgelesenen Kostenpositionen übersichtlich zusammengefasst. Neben jeder Position ist noch einmal ein Vorschaubild des Beleges zu sehen. Auch hier kann der Beleg wieder auf Bildschirmgröße maximiert werden. Die einzelnen Positionen werden mit Belegdatum, Namen des Ausstellers, dem Positionsbetrag, dem Mehrwertsteuersatz und der Kostenart angezeigt.

Auch in diesem Menü gibt es für jede Position einen Pfeil am rechten Rand, der eine Liste der Positionsdetails (Datum, Kostenart, Bruttobetrag usw.) aufruft.

Android_04_PositionList

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Belegmeister ist dabei nur 7 MB groß und passt damit auch noch auf ein gut gefülltes Business Smartphone.

Um die Daten zu verarbeiten, bietet Belegmeister neben der App den Belegmeister Webclient [Link: http://www.belegmeister.de/testen], in dem außerdem viele weitere Funktionen für die Abrechnung von Reisekosten zur Verfügung stehen. Hier können Positionen bearbeitet werden – z.B. einer Reise zugeordnet werden – oder Reisekosten ohne Beleg manuell angelegt werden, z.B. eine Fahrt im eigenen PKW zur Abrechnung der Kilometerpauschale. Außerdem können im Webclient die Reisekosten als vollständige Abrechnung u.a. automatisch mit Tagespauschalen exportiert werden, um sie beispielsweise an den Arbeitgeber, die Buchhaltung oder als Rechnung an einen Kunden weitergeben zu können.

Belegmeister vorgestellt

Belegmeister wurde im Juli 2013 von Johannes Peter Koch, Dr. Philipp Päuser und Sascha Liebau gegründet. Die Idee zu Belegmeister hatte Johannes Peter Koch, der selbst lange als IT-Berater tätig war und so mit der Problematik der Reisekostenabrechnung bestens vertraut ist.

Das Unternehmen wird durch das EXIST-Gründerstipendium des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie und der EU gefördert und arbeitet in diesem Zusammenhang mit der Humboldt-Universität zu Berlin zusammen.

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